Codice Etico

1. Premessa Con il presente Codice Etico (definito nel seguito anche “Codice”) la società M.G.P. S.r.l. persegue scopo di definire i principi e valori a cui la Società fa riferimento, nello svolgimento della propria attività e al fine del conseguimento degli obiettivi prefissati.
La società si propone, inoltre, di stabilire le norme di comportamento a cui devono attenersi i destinatari del presente documento, come individuati nel seguito della trattazione.
I principi del presente Codice integrano, altresì, le regole di comportamento che tutto il personale è tenuto ad osservare in virtù delle norme di legge vigenti, delle procedure interne adottate, dei contratti di lavoro o collaborazione in essere.
Il Codice Etico, predisposto anche ai sensi e per gli effetti di cui al D.Lgs. 231/2001, forma parte integrante del modello di organizzazione e gestione della Società (il “Modello”).

2. Principi generali

L’osservanza della legge, dei regolamenti, delle disposizioni statutarie, dei codici di autodisciplina, l’integrità etica e la correttezza sono impegno costante e dovere di tutti i dipendenti e collaboratori di MGP e caratterizzano i comportamenti di tutta la sua organizzazione.
La conduzione degli affari e delle attività aziendali di MGP deve essere svolta in un quadro di trasparenza, onestà, correttezza, buona fede e nel pieno rispetto delle regole poste a tutela della concorrenza.
Nello sviluppo sia delle proprie attività di impresa, MPG si ispira alla tutela e alla promozione dei diritti umani, inalienabili e imprescindibili prerogative degli esseri umani e fondamento per la costruzione di società fondate sui principi di uguaglianza e solidarietà, e per la tutela dei diritti civili e politici, dei diritti sociali, economici e culturali.
È ripudiata ogni sorta di illegalità, di discriminazione e di corruzione.
Sono tenuti in particolare considerazione il riconoscimento e la salvaguardia della dignità, della libertà e dell’uguaglianza degli esseri umani, la tutela del lavoro e delle libertà sindacali, della salute, della sicurezza, dell’ambiente e della biodiversità, nonché il sistema di valori e principi in materia di trasparenza, efficienza energetica e sviluppo sostenibile, così come affermati dalle Istituzioni nazionali e comunitarie.
I rapporti fra tutti i dipendenti, a tutti i livelli, devono essere improntati a criteri e comportamenti di onestà, correttezza, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto.
In nessun modo la convinzione di agire a vantaggio o nell’interesse dell’Ente può giustificare, nemmeno in parte, l’adozione di comportamenti in contrasto con i principi e i contenuti del Codice.

3. Mission aziendale e principi di riferimento a. Mission Siamo una società attiva nel settore del commercio di numerosi prodotti petroliferi (lubrificanti, idrocarburi, oli minerali), dei quali non solo effettuiamo l’acquisto e la successiva vendita, ma ne curiamo, altresì, lo stoccaggio ed il trasporto verso il cliente finale.
Più precisamente, conduciamo in affitto un’azienda dotata di diversi beni strumentali, fra cui autobotti, depositi di oli minerali, nonché il fabbricato direzionale, dove svolgiamo le attività amministrative e gestionali necessarie allo scopo di offrire al cliente la massima efficienza e soddisfazione.
Pur di recente costituzione, vantiamo una solida posizione nel settore di riferimento, grazie alla presenza di diversi soggetti apicali, i quali hanno maturato ampia esperienza con società appartenenti al medesimo mercato.
Il nostro obiettivo principale è creare valore per tutti gli stakeholder interni (soci, dipendenti e collaboratori) ed esterni (clienti e partner esterni), fornendo con dinamicità e versatilità servizi professionali personalizzati in base alle esigenze della clientela, ad elevato standard qualitativo e nel rispetto dei principi di deontologia professionale.

b. Valori e responsabilità I valori fondamentali a cui si ispira la Società nello svolgimento della propria attività (di seguito per brevità “i Valori”) sono:
integrità: siamo tenuti ad operare con onestà, correttezza e buona fede;
legalità: assumiamo come principio fondamentale del nostro operato il rispetto di tutte le leggi vigenti: è vietato quindi ogni comportamento che possa configurarsi come una qualsiasi fattispecie di reato;
rispetto della persona e correttezza nelle relazioni: operiamo con correttezza e buona fede, rispettando ciascuno per la sua individualità e le sue capacità; ci impegniamo a evitare qualsiasi tipo di discriminazione; riconosciamo e tuteliamo la libera e leale concorrenza, funzionale allo sviluppo dell’impresa e del suo mercato di riferimento;
affidabilità e trasparenza: assicuriamo il rispetto degli impegni assunti e la correttezza e trasparenza sulle attività e i beni ceduti;
rispetto dell’ambiente: consideriamo fondamentale il rispetto dell’ambiente naturale in cui viviamo e ci impegniamo affinchè la nostra attività d’impresa non comprometta la salubrità dei terreni e dell’aria.
sicurezza, salvaguardia della salute e delle condizioni di lavoro: consideriamo l’integrità fisica e morale dei Destinatori del presente Codice (come oltre definiti) un valore primario; tuteliamo la sicurezza, l’igiene e salute nei luoghi di lavoro e riteniamo fondamentale e prioritario, nello svolgimento delle nostre attività, il pieno rispetto della salute, dell’integrità fisica e dei diritti dei lavoratori ed il pieno rispetto della legislazione vigente in materia di sicurezza, igiene e salute sul lavoro.
Il rispetto di tali valori è indispensabile per il corretto funzionamento della Società, per preservare l’efficienza e la qualità dell’organizzazione aziendale, per salvaguardare l’immagine e soddisfare i nostri stakeholder interni ed esterni.
Tali valori, unitamente al capitale umano, rappresentano gli elementi fondamentali per la creazione di valore e per l’accrescimento dell’organizzazione aziendale.

4. Destinatari e loro obblighi a) Destinatari I destinatari del presente Codice sono i soci di MGP S.r.l., i membri degli organi societari, i dipendenti e collaboratori, i professionisti e altri fornitori e partner esterni che cedono i prodotti commercializzati dalla società e tutti coloro che direttamente o indirettamente, stabilmente o in modo temporaneo, instaurano rapporti di qualsiasi tipo e operano nell’interesse o in nome e per conto di MGP S.r.l..
Tutti questi soggetti vengono definiti come “Destinatario” o “Destinatari” del presente Codice.
La Società si impegna a diffondere il Codice presso tutti i Destinatari, mettendo inoltre a disposizione gli strumenti per la sua adeguata applicazione, monitorandone l’attuazione e prevedendo sanzioni in caso di violazione.
La società inoltre pone in essere attività di informazione e formazione allo scopo di assicurare la corretta comprensione e applicazione del Codice.

b) Obblighi dei destinatari I Destinatari si impegnano: a conoscere i contenuti del presente Codice; ad osservarne le disposizioni sia nei rapporti tra loro (cd. rapporti interni) sia nei rapporti con i terzi (cd. rapporti esterni); a contribuire attivamente alla sua attuazione ed a segnalarne eventuali carenze alla competente funzione di riferimento e all’Organismo di Vigilanza.
Tutte le azioni e comportamenti posti in essere dai Destinatari nello svolgimento dei propri compiti e attività devono essere conformi ai Valori e sono altresì ispirati alla massima correttezza dal punto di vista della gestione, alla completezza e trasparenza delle informazioni, alla legittimità sotto l’aspetto formale e sostanziale ed alla chiarezza e verità nei riscontri contabili, secondo le norme vigenti e le procedure interne.
Tutti i Destinatari, in ragione delle loro competenze, nell’ambito delle relazioni con soggetti esterni, devono:
- informarli adeguatamente circa gli impegni e gli obblighi del Codice;
- esigere il rispetto degli obblighi che riguardano direttamente la loro attività;
- adottare le opportune iniziative interne e, se di propria competenza, esterne, in caso di mancato adempimento da parte di terzi dell’obbligo di conformarsi alle norme del Codice.
I rapporti della Società con i soggetti esterni devono svolgersi con la massima correttezza, integrità, imparzialità e indipendenza, evitando di influenzare impropriamente le decisioni della controparte o richiedere trattamenti di favore.
I Destinatari si astengono dall’accettare regali, omaggi ed altre utilità, che non siano di modico valore, che possano essere interpretati come eccedenti le normali pratiche commerciali o di cortesia o che siano comunque tali da compromettere l’integrità e la reputazione e da influenzare l’autonomia di giudizio del Destinatario.
Il Destinatario che riceva omaggi, oltre i limiti delle normali relazioni di cortesia e non di modico valore, dovrà rifiutarli ed informare immediatamente il suo superiore e/o l’Organismo di Vigilanza.
Ciascun Destinatario è tenuto inoltre a salvaguardare il patrimonio della Società, sia tangibile (beni e attrezzature in uso, supporti informatici e risorse tecnologiche) che intangibile (informazioni e rapporti commerciali, immagine e marchio aziendale).
In particolare, i Destinatari sono tenuti ad operare con diligenza e responsabilità nell’uso dei beni aziendali, ad utilizzarli in modo conforme all’interesse della Società e alle norme di legge vigenti;
In particolare, nell’uso degli strumenti informatici messi a disposizione (a titolo esemplificativo e non esaustivo: computer, indirizzi mail personali, programmi informatici, profili personali e codici di accesso a sistemi informativi aziendali, dati e database, etc.) è vietato porre in essere azioni che possano creare un danno di qualsiasi tipo alla Società.
I Destinatari devono osservare comportamenti adeguati a tutelare la sicurezza e integrità degli strumenti informatici e dei dati aziendali, mantenere la massima riservatezza sulle informazioni di cui vengono a conoscenza nello svolgimento della loro attività e rispettare le Policy e direttive interne in materia di sicurezza e Privacy.
Ogni Destinatario è tenuto pertanto a:
- non accedere a sistemi informatici, se non autorizzato;
- non inviare messaggi di posta elettronica minatori e ingiuriosi, non ricorrere a linguaggio osceno, non esprimere commenti inappropriati o indesiderabili, che possano arrecare offesa alla persona e/o danno dall’immagine della Società e che costituiscano comunque una violazione dei Valori e delle politiche della Società, quali, ad esempio, molestie sessuali, razziali e altre forme di discriminazione;
- evitare lo “spamming” o le c.d. “catene di Sant’Antonio” che possano generare un traffico dati / informazioni / processi all’interno della rete telematica aziendale tale da ridurre sensibilmente l’efficienza della rete stessa con impatti negativi sulla produttività;
- non navigare su siti internet con contenuti indecorosi o offensivi né, a maggior ragione, pornografici o altrimenti inaccettabili o contrari alle leggi o alla morale comune;
- adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza aziendali, al fine di non compromettere le funzionalità e la protezione dei sistemi informativi;
- evitare di caricare sui sistemi aziendali software presi a prestito o non autorizzati e non fare mai copie non autorizzate di programmi su licenza per uso personale, aziendale o per terzi.
Tutti i beni materiali o immateriali suscettibili di tutela sviluppati o realizzati nell’ambito dell’attività lavorativa appartengono alla Società, che si riserva il diritto di utilizzarli nei modi che riterrà opportuni.
I beni aziendali di qualsiasi tipo, inclusi manuali, procedure interne, studi e pubblicazioni, software, fogli di lavoro informatici, devono essere utilizzati dai Destinatari in modo da evitare danneggiamenti o perdite, l’uso non autorizzato al di fuori dell’ambito societario o il furto.
L’immagine della Società costituisce una risorsa intangibile essenziale. I Destinatari pertanto si attengono ad un comportamento che non sia lesivo della stessa.

5. Violazioni del codice

L’osservanza del presente Codice costituisce parte imprescindibile delle obbligazioni contrattuali assunte da tutti i Destinatari.
Il Codice costituisce parte integrante del rapporto di lavoro. L’osservanza delle norme del Codice deve considerarsi parte essenziale degli obblighi dei Dipendenti della Società, anche ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 2104 c.c..
La violazione delle norme del Codice potrà costituire inadempimento alle obbligazioni primarie del rapporto di lavoro o illecito disciplinare, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla conservazione del posto di lavoro e potrà comportare azioni per il risarcimento dei danni dalla stessa violazione causati.
Per i Destinatari non dipendenti, l’osservanza del Codice costituisce presupposto per la prosecuzione del rapporto professionale o collaborativo in essere con la Società, salvo in ogni caso il risarcimento del danno subito dalla Società in conseguenza della violazione del Codice medesimo.
Per i Destinatari membri degli organi amministrativi della Società, la violazione del Codice potrà essere motivo di azione di responsabilità, nei limiti delle norme di legge vigenti, e, nei casi più gravi, potrà condurre alla revoca dell’incarico amministrativo ed al risarcimento del danno subito dalla Società.

6. Tracciabilità Ciascun Destinatario deve conservare, nel rispetto delle procedure aziendali, adeguata documentazione di ogni operazione effettuata, al fine di poter procedere in ogni momento a verificare le motivazioni e le caratteristiche dell’operazione nelle fasi di autorizzazione, effettuazione, registrazione e verifica dell’operazione stessa.
Tutti i rapporti finanziari, i resoconti contabili, , i rapporti di acquisto e di vendita ed ogni altro documento inerente le attività e l’organizzazione della Società devono riflettere accuratamente e chiaramente i fatti rilevanti e la vera natura di ogni operazione.
Ogni documento, in qualsiasi forma e di qualsivoglia contenuto scorretto, incompleto o non rispondente al vero, è contrario alla politica aziendale e sarà pertanto considerato inaccettabile.

7. Organismo di Vigilanza L’Organismo di Vigilanza, incaricato ai sensi del D.Lgs. 231/2001, ha il compito di esaminare le notizie di possibili violazioni e di promuovere le istruttorie e le verifiche più opportune, avvalendosi delle strutture competenti della Società.
Di conseguenza avrà il compito di valutare e comunicare all’Organo Amministrativo i risultati delle verifiche per i provvedimenti correttivi da assumere.
L’Organismo di Vigilanza ha, altresì, il compito di promuovere la conoscenza del Codice all’interno della Società e di proporre all’Organo Amministrativo gli opportuni provvedimenti sanzionatori in caso di violazioni del Codice o del Modello 231

8. Ambito di applicazione a. Soci Tutti i soggetti che rivestono la qualità di soci devono orientare le decisioni dell’Assemblea verso i valori contenuti nel presente Codice e devono promuovere uno sviluppo etico e rispettoso delle norme da parte della Società. b. Organi amministrativi, direttivi e di controllo Tutti i soggetti che rivestono funzioni di amministrazione e controllo, di direzione e supervisione sono tenuti ad un comportamento improntato alla massima onestà, trasparenza, correttezza e indipendenza. Devono svolgere il loro ruolo con consapevolezza, professionalità e senso di responsabilità, perseguendo gli interessi aziendali e astenendosi dallo svolgere qualsiasi attività che possa essere pregiudizievole di tali interessi.
In particolare compete all’Organo Amministrativo dare concretezza ai Valori e principi contenuti nel Codice, facendosi carico della responsabilità verso l’interno e verso l’esterno, e rafforzando la fiducia, la coesione e lo spirito di gruppo. I componenti dell’Organo Amministrativo, nel fissare le strategie e gli obiettivi della Società, nel proporre gli investimenti e realizzare i progetti, nonché in qualsiasi decisione o azione relativa alla gestione della Società, si ispirano ai Valori ed ai principi contenuti nel Codice.

c. Relazioni con i clienti La Società si impegna nei confronti dei propri clienti a tenere un comportamento improntato ai valori fondamentali illustrati nel presente Codice: integrità, legalità, rispetto dell’ambiente, correttezza nelle relazioni e affidabilità.
I Destinatari hanno il divieto di intrattenere relazioni d’affare con clienti, attuali o potenziali, dei quali sia conosciuto o sospettato il coinvolgimento in attività illecite e nella valutazione dei clienti devono tenere in considerazione la capacità degli stessi di assolvere ai propri impegni di pagamento.
Nei rapporti con i Clienti, i Destinatari non devono offrire né accettare regali o altra forma di benefici e/o utilità che possano essere interpretati come mezzo per ottenere trattamenti di favore per qualsiasi attività collegabile alla Società e che non siano ascrivibili a normali relazioni commerciali o di cortesia.

d. Relazioni con i fornitori e partner esterni La Società gestisce il processo di acquisto di beni e servizi secondo principi di correttezza, trasparenza e collaborazione.
I Destinatari hanno il divieto di intrattenere relazioni d’affare con fornitori, attuali o potenziali, dei quali sia conosciuto o sospettato il coinvolgimento in attività illecite.
I fornitori e i partner esterni che operano nell’ambito dell’attività caratteristica devono impegnarsi al rispetto dei valori perseguiti dalla Società e descritti nel presente Codice.

e. Relazioni con le risorse umane - salute e sicurezza sui luoghi di lavoro
La Società considera le proprie risorse umane (soci, dipendenti e collaboratori) come un elemento fondamentale alla base della propria attività, per lo sviluppo e la creazione di valore.
La Società si impegna a:
creare un ambiente di lavoro decoroso, sicuro e salutare, nel rispetto delle vigenti norme in tema di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, contribuendo inoltre a promuovere comportamenti responsabili;
- selezionare e gestire le risorse umane con criteri oggettivi, sulla base del merito e delle competenze;
- trattare ognuno con il dovuto rispetto e senza alcuna discriminazione;
- favorire il giusto equilibrio tra le esigenze lavorative e la vita privata.
Con particolare riferimento a salute e sicurezza sul luogo di lavoro, la Società si impegna:
- a valutare tutti i rischi che possono essere eliminati;
- a ridurre i rischi alla fonte;
- ad eliminare i rischi e, ove ciò non sia possibile, a ridurli al minimo in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnologico;
- a rispettare i principi ergonomici e di salubrità dei luoghi di lavoro nell’organizzazione del lavoro, nella concezione dei posti di lavoro e la scelta delle attrezzature di lavoro, nella definizione dei metodi di lavoro;
- a programmare le misure ritenute opportune per garantire il miglioramento nel tempo dei livelli di sicurezza, anche attraverso l’adozione di codici di condotta e buone prassi;
- a impartire adeguate istruzioni ai lavoratori.
I Destinatari sono tenuti:
- a collaborare al fine di mantenere un clima aziendale positivo;
- ad improntare le relazioni personali sul reciproco rispetto, lealtà e collaborazione;
- ad operare in modo proattivo e partecipativo, in linea con i compiti assegnati e in piena collaborazione con le altre funzioni e ruoli aziendali;
- ad impegnarsi al fine di conoscere e rispettare le leggi, i principi professionali ed etici relativi allo svolgimento delle proprie mansioni;
- ad attenersi a tutte le procedure e direttive aziendali operando con responsabilità e nel rispetto dei principi e valori del presente Codice;
- ad operare in modo da tutelare il nome e la reputazione della Società.

f. Relazioni con la Pubblica Amministrazione Le relazioni con la Pubblica Amministrazione sono improntati a correttezza, trasparenza e collaborazione, nel rispetto delle disposizioni di legge e regolamentari applicabili.
La Società condanna ogni comportamento che possa essere interpretato come promessa o offerta di beni, denaro o qualsivoglia utilità al fine di favorire i propri interessi e trarne indebito vantaggio.
Tutti i rapporti con la Pubblica Amministrazione devono essere intrattenuti dai soggetti che sono stati a ciò formalmente incaricati, nel rispetto della legge e della corretta pratica commerciale, senza cercare di influenzare in modo improprio le decisioni della controparte, comprese quelle dei funzionari della Pubblica Amministrazione che assumono decisioni.
I consulenti di cui si avvale la Società o le terze parti che la rappresentano nei rapporti verso la Pubblica Amministrazione devono seguire le prescrizioni del presente Codice.
La Società condanna qualsiasi comportamento volto a conseguire, da parte dello Stato, delle Comunità Europee o di altro ente pubblico, qualsiasi tipo di contributo, finanziamento, mutuo agevolato o altra erogazione dello stesso tipo, per mezzo di dichiarazioni e/o documenti alterati o falsificati, o per il tramite di informazioni omesse o, più genericamente, per il tramite di artifici o raggiri, compresi quelli realizzati per mezzo di un sistema informatico o telematico, volti ad indurre in errore l’ente erogatore.

g. Relazioni con le Autorità di vigilanza La Società si impegna all’osservanza delle norme dettate dalle Autorità di vigilanza e si attiene al rispetto dei principi di collaborazione e trasparenza.
In particolare la Società si impegna a:
- tenere un comportamento improntato alla massima disponibilità e collaborazione, a non ostacolare le funzioni svolte dalle Autorità stesse;
- fornire con tempestività tutte le informazioni richieste attraverso i canali di comunicazione a ciò preposti.

h. Relazioni con gli Organi di informazione Le relazioni con gli Organi di informazione spettano esclusivamente all’Organo Amministrativo o al soggetto da questi delegato.
I Destinatari non possono quindi fornire alcun tipo di informazione senza autorizzazione.
L’informazione verso l’esterno è ispirata a criteri di veridicità e trasparenza. E’ assolutamente vietato divulgare notizie false.
In ogni caso le informazioni potranno essere divulgate nel rispetto dei principi etici di questo Codice, salvaguardando comunque la riservatezza.

9. Trasparenza La Società garantisce ai propri soci la trasparenza nella gestione societaria e adeguata informazione.
La Società garantisce verità, completezza, accuratezza e trasparenza nella tenuta della contabilità.
Ogni operazione o transazione deve essere legittima, autorizzata, coerente e congrua rispetto all’operatività aziendale.
I fatti di gestione sono registrati tempestivamente e correttamente nel sistema informativo contabile secondo quanto previsto dalla legge e dai corretti principi contabili.

In particolare:
- tutte le attività e le azioni svolte ed effettuate dai Destinatari nell’ambito della propria attività lavorativa dovranno essere verificabili;
- la trasparenza contabile si fonda sulla verità, accuratezza e completezza ed affidabilità della documentazione dei fatti gestionali e delle relative registrazioni contabili;
- ciascun Destinatario è tenuto a collaborare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilità;
- per ogni operazione è conservata agli atti un’adeguata documentazione di supporto dell’attività svolta, in modo da consentire l’agevole registrazione contabile, l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità nonché la ricostruzione accurata dell’operazione;
- ciascuna registrazione deve riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di supporto.

La Società attiva gli strumenti adeguati, nell’ambito del sistema dei controlli interni, al fine di assicurare il rispetto delle norme e procedure aziendali, gestire il suo patrimonio e fornire con chiarezza informazioni veritiere e corrette sulla sua situazione patrimoniale, economica e finanziaria.

I Destinatari che venissero a conoscenza di omissioni, falsificazioni, alterazioni, incompletezza o trascuratezze dell’informativa e della documentazione di supporto sono tenuti a riferire i fatti al proprio superiore ed al Garante del Codice.

10. Riservatezza delle informazioni e tutela della Privacy La Società assicura la riservatezza dei dati e informazioni in suo possesso e adempie a quanto prescritto dal D.Lgs. 196/2003 e successive modifiche e integrazioni.
Essa adotta procedure atte a raggiungere un adeguato livello di sicurezza nella gestione di tali dati e informazioni, per assicurare che:
- vengano acquisiti e trattati solo i dati necessari allo svolgimento dell’attività,
- il trattamento dei dati avvenga conformemente alle norme di legge,
- non vi siano accessi di terzi estranei non autorizzati o perdite di dati. 

11. Controllo Interno. La Società reputa fondamentale elemento della propria cultura aziendale la diffusione, a tutti i livelli, della consapevolezza circa l’importanza di un efficace sistema di controllo interno, inteso come un processo finalizzato a salvaguardare le risorse, a prevenire i rischi aziendali, ad assicurare la conformità alle leggi ed ai regolamenti applicabili, a predisporre dati economico- finanziari attendibili, veritieri e corretti.
In particolare, la Società ritiene che il sistema di controllo interno debba favorire il raggiungimento degli obiettivi aziendali e debba pertanto essere orientato al miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza dei processi produttivi e gestionali.
Tutti i Destinatari, nell’ambito delle funzioni svolte, sono responsabili del corretto funzionamento del sistema di controllo.

12. Recapito dell’Organismo di Vigilanza Le comunicazioni e segnalazioni previste dal presente Codice dovranno essere indirizzate a:

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